Portfolio Management

Portfolio Management Symbolbild

Angenommen ...

  • Das Projekt-Portfolio ist an der Strategie des Unternehmens optimal ausgerichtet
  • Alle Projekte in Organisation und IT wurden aufeinander abgestimmt
  • Das PMO ist mit allen Vorbereitungen bereit für den Start
  • Die Mitarbeiter sind motiviert

 

und dann...

  • läuft es anfangs gut
  • die Projekte liegen im Plan, sagt das Reporting
  • die Mitarbeiter schultern die wachsende Last

 

wird aus dem Projektmanagement im schlimmsten Fall ein Krisenmanagement.

Schon aus diesem Grund müssen Projekte gruppierbar sein und einzeln wie insgesamt darstellbar sein in den Größen, die für das Management wirklich relevant sind. Dabei sind KPI, die sich strikt am Output orientieren, allen anderen KPI überzuordnen.

Warum?

Nur durch strikte Orientierung am Output ist der Durchfluss von Aktivitäten im Projekt bewertbar.
Wo der Fluss stockt, besteht aus mehreren Gründen Handlungsbedarf:
Nicht nur die betroffene Aktivität wird später fertig, es leiden auch andere Projekte und deren Ressourcen mit ihren Aktivitäten, weil alle Projekte auf der Ressourcen-Ebene miteinander verbunden sind. Also "verstopft" nicht nur ein Projekt sondern es sind es meistens gleich mehrere und nach wenigen Tagen oder Wochen ist die Gesamtlage aller Projekte im Portfolio kritisch.

 

Relevante KPI

"Zeigen Sie mir, was Sie messen - und ich sage Ihnen, wie Sie sich verhalten."

Was ist wirklich wichtig?

  • Ist der Scope im jeweiligen Projekt stabil oder ändern sich Ziele und Arbeitsmenge immer wieder?
  • Gelingt die Abarbeitung der Tasks und wie ist der Trend?
  • Wird am Output gearbeitet oder werden Tasks zu früh in Arbeit genommen?
  • Nimmt der Durchsatz im Projekt zu oder ab?
  • Sind die Ressourcen (bzw. Ressourcen-Gruppen) überlastet?
  • Werden die internen Deadlines gehalten?
  • Wie stark wird der Sicherheitspuffer in den Projekten verzehrt?
  • Über alle Projekte hinweg: Welche Projekte sind grün, gelb oder rot?
  • Haben wir stabile oder wandernde Engpässe?
  • Werden die Termine gehalten?
  • Liegt der Fokus auf den relevanten Aktivitäten und werden alle aktuell wichtigen Engpässe durch die Projektleiter, das Program Management und das Line Management adressiert?
  • Und: Wie verhalten sich der aktuelle und der vergangene FLOW gegenüber dem geplanten FLOW? - Es kommt alles auf diesen Abgleich an.

 

Termine, Termine

Wir sorgen dafür, den Fluss über alle Projekte zu schaffen und zu erhalten.

So erreichen Sie die Projektziele, halten Termine, vermeiden zeitaufwendige Neuplanungen und erhalten die Motivation Ihrer Mitarbeiter.

Oder anders ausgedrückt: Stimmt der Fluss (Ursache), sind die Termine gesichert (Wirkung).

Ein Projektplan, der auf Termine fixiert ist und den Fluss nicht fokussiert, vertauscht Ursache und Wirkung.

 

Ursache und Wirkung

Um Fluss zu schaffen, braucht es die Kenntnis der aktiven Engpässe - und nicht aller oder irgendwelcher Engpässe weit in der Zukunft. Nur so entsteht ein effektives Projektmanagement von Ressourcen (in Gruppen) und Engpässen.

Wenn dann Einzelreports erforderlich werden, Eskalationsrunden anstehen oder Management Attention bereitgestellt wird, dann spezifisch zu den relevanten Engpässen und den betroffenen Projekten und Ressourcen-Gruppen. So ist es möglich, schnell und wirksam zu entscheiden und nicht nur das betreffende Projekt sondern alle Projekte wieder in Fluss zu bringen bzw. zu schützen.

Dazu müssen Effektivität ("Die richtigen Dinge tun.") und Effizienz ("Die Dinge in der richtigen Weise tun.") zusammentreffen.

Die Epicflow Methode fokussiert die relevanten Engpässe und richtet die Kräfte aller Beteiligten auf die aktuell wirklich wichtigen Aufgaben. Durch das Management des Gesamt-Projekt-Puffers durch den Projektleiter wird jede Abweichung wahrnehmbar und kann ggf. als Engpass behandelt werden. Da es immer wieder Störungen von innen und von außen gibt, ist dies die Basis, um den Fluss immer wieder neu herzustellen und abzusichern.
 

 

Warum der Fokus auf die Ressourcen-Ebene?

Wenn heute ein Projekt stockt, werden die Ressourcen nicht frei und fehlen damit in den anderen Projekten. Da häufig Ressourcen mehr als einen Skill bereitstellen, werden alle Projekte in allen Skills der blockierten Ressourcen zum Opfer der Stockung.

So werden aus wenigen gelb gemeldeten Projekten bald flächendeckend rot gemeldete Portfolios. Das zeigen wir Ihnen gern anhand des Epicflow Projektsimulators.